Você já precisou fazer uma tarefa que não sabia e teve que procurar um documento para te guiar? É exatamente isso que o mapeamento de processos faz! Este identifica cada etapa do processo para auxiliar e padronizar tarefas de um determinado negócio.
Ele pode ser feito por meio de um fluxograma onde são organizadas cada parte do processo, isso faz com que:
- A eficiência do negócio seja melhor
- Identifique gargalos no processo
- As etapas são bem definidas e padronizadas
- Identifique atrasos e repetições
- Aumentam a comunicação
- Otimizam o processo
Após essa lista de vantagens, confira como você pode aplicar essa ferramenta na sua empresa.
Como mapear um processo?
Não é uma tarefa simples, porém com as dicas que iremos apresentar será muito mais fácil de utilizar essa ferramenta a ser adotada no seu negócio.
1. Identifique o problema
Primeiramente, procure os problemas que estão ocorrendo na sua empresa. Após isso, utilize o nome do problema como o título para facilitar a organização.
2. Faça um planejamento
Nessa parte é necessário que seja feito um planejamento que otimize as etapas que serão necessárias durante o mapeamento. Tente se reunir com a equipe e decidir quais são as prioridades e necessidades que a empresa mais precisa.
3. Estude e entenda o processo
Agora, com o planejamento já desenvolvido, é fundamental que o processo comece a ser estudado, pois essa é a maneira mais eficiente de se entender um processo e, assim, começar a encontrar alguns possíveis gargalos que ele possa ter.
Tendo isso em mente, fica a pergunta: O que é preciso saber do processo?
- Duração de cada etapa
- Limites de início e término
- Sequência das etapas
- Responsáveis pelas atividades
- Prazos para realizar as atividades
Essa etapa é essencial durante o mapeamento, pois é aqui que são encontradas todas as informações para o início do mapeamento.
Também é importante que possua um nível de detalhe definido para que facilite o andamento do planejamento.
4. Faça um esboço
Com todas as informações detalhadas sobre o processo que foi decidido, neste momento deve-se começar um mapeamento esboço, ou seja, um rascunho contendo todas as informações levantadas na etapa anterior, dando foco para que tenha uma riqueza de detalhes, pois, assim, pode-se observar algumas particularidades que precisam de melhorias.
5. Melhoria e Remapeamento
Com o esboço do mapa pronto, pode-se coletar feedbacks e informações para a melhoria do mapeamento previamente realizado. Esta etapa é muito importante, pois é nela que ocorrem as otimizações, além da eliminação de gargalos.
A grosso modo, algumas perguntas que podem ser feitas nesta parte, sendo as possíveis:
- Há algo repetido?
- Existe uma maneira de otimizar essa atividade?
- Ainda existem gargalos?
Considera-se que esse processo seja repetitivo, visto que sempre que há uma nova verificação pode-se haver atualizações de melhoria e otimização. Portanto, defina uma quantidade limite de repetições dessa etapa, com finalidade de não estender o tempo para a realização da ferramenta e evitar possíveis atrasos.
6. Finalização
Com todo o mapa pronto, a etapa final exige que a equipe se reúna com todos os membros e realize um último feedback. Após finalizada todas as etapas citadas acima, o mapeamento pode ser concluído e utilizado para capacitação, melhorias, treinamentos e otimização.
Posso aplicar no meu negócio?
Para concluir, é evidente que o mapeamento de processos pode ser aplicado em qualquer tipo de negócio, desde um comércio local ou até uma indústria de alta tecnologia.
Agora que você sabe o que é e como fazer um mapeamento, inicie uma análise e otimize os processos de sua empresa, pois grandes empresas perenes e duradouras estão em constante evolução e melhoria, não fique para trás no tempo e comece desde já!